Erland Arfandi Rukka

Is The Best

Kaizen

Dalam manajemen Jepang khususnya dalam dunia industri dikenal istilah yang cukup popular yaitu Kaizen. Kaizen merupakan suatu filosofi yang memfokuskan diri pada pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan bisnis. Seperti dalam perusahaan industri mulai dari tingkat manajer sampai karyawan/karyawati di level paling bawah dikelompokkan sebagai ahli serta mampu dalam melakukan perbaikan untuk pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik.

Kaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu “kai” yang artinya perubahan dan “zen” artinya baik. Sedangkan di China, Kaizen bernama “gaishan” yang artinya mana “gai” diartikan perubahan atau perbaikan, sedangkan “shan” diartikan baik (benefit).

Kaizen merupakan aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar-dasar, sebagai berikut :

  1. Berorientasi pada proses dan hasil akhir ;
  2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses ;
  3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.

Di Indonesia mungkin teori kaizen ini agak sulit untuk diimplementasikan karena anggapan dan budaya kebanyakan orang di Indonesia yang cepat menerima saja serta mudah merasa cepat puas atas prestasi yang telah dicapai. Jarang ada karyawan atau buruh yang mau bekerja tambahan dengan memikirkan hal-hal tentang kemajuan perusahaan tanpa dibayar sepeser pun.

Sejalan dengan perkembangan ekonomi dari negara ras kuning seperti Jepang, China, dan Korea yang tingkat pertumbuhan ekonominya melesat jauh seperti yang dilakukan Jepang pasca kekalahan saat Perang Dunia kedua dari Sekutu (Amerika) dengan dijatuhkannya bom atom di kota Hiroshima dan Nagasaki.  Demikian halnya juga dengan China, meski agak terlambat dengan memadukan ideologi komunis dalam bernegara dan ekonomi kapitalis dalam penataan ekonom, namun hasilnya sangat menakjubkan dimana China termasuk salah negara dengan tingkat pertumbuhan ekonominya tercepat didunia. Sedangkan Korea meski masih mengadopsi Jepang sebagai mantan induk semangnya, namun kehadirannya dapat memberikan dukungan global terhadap kekuatan dari negara-negara ras kuning Asia untuk bersaing secara global dengan negara barat lainnya.

Kaizen sering digunakan sebagai salah satu strategi perbaikan dalam manajemen kualitas dan alternative management yang selama ini didominasi oleh negara barat dan Amerika. Namun dalam perkembangannya, Kaizen mendapat perhatian dari para analis manajemen setelah melihat perkembangan yang pesat ekonomi Jepang yang kerap kali merepotkan hegemoni Amerika Serikat dalam kancah ekonomi global. Pasca kekalahan saat perang dunia kedua, terjadi fenomena pertumbuhan ekonomi Jepang yang sangat menakjubkan dan hal ini memberikan motivasi untuk pembangunan kembali dari puing peperangan.  Sehingga diutuslah seorang ahli survey Amerika yang bernama Dr. W. Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi Jepang yang hancur lebur akibat kekalahan saat perang.  Konsep yang diterapkan oleh Deming mulai tahun 1970-an telah diadopsi oleh perusahaan Jepang. Konsep tersebut dikenal dengan “14 kunci Dr. Deming” namun anehnya sukses dari penerapan konsep Deming di industri Jepang, padahal pemerintah Amerika Serikan sendiri baru mulai tertarik pada konsep tersebut setelah keberhasilan penerapannya di Jepang. Namun konsep Deming yang kemudian lebih dikenal dengan Konsep Kaizen secara luas baru diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s competitive success” (1986).

Kesimpulan dari Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan bahwa : “Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengan secara terus menerus tetap sadar dan membuat bertaus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkan barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265).

Pertumbuhan ekonomi Jepang sangat berpengaruh dan berdampak global dengan tumbuhnya motivasi dorongan negara Asia lainnya untuk terus mengejar ketertinggalannya. Di Indonesia sendiri yang terlihat malah semakin terpuruk pasca Reformasi tahun 1999, bahkan sampai berlangsungnya pemerintahan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono dengan Kabinet Indonesia Bersatu Jilid  II sekarang masih sulit bangkit dari keterpurukan dari segi ekonomi, dimana jumlah kemiskinan semakin meningkat dan jumlah pengangguran yang terus menerus mengalami peningkatan signifikan. Bahkan untuk mengejar negera tetangga Malaysia saja terasa sangat berat sekali, bahkan sangat jauh tertinggal dalam persentase pertumbuhan ekonomi.

Kunci sukses perusahaan Jepang adalah sangat unggul dalam persaingan, dimana Jepang memiliki kemampuan dalam  menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan, sedangkan Amerika Serikat sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang memang sangat melimpah bila dibandingkan dengan Jepang.  Sehingga istilah perbaikan mutu secara terus menerus (Just in Time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih cenderung kearah Just in Case. Istilah lainnya dengan Big Just In Time yaitu filosofi manajemen yang berusaha menghilangkan pemborosan dalam semua aspek dari kegiatan produksi perusahaan. Makna Kaizen atau Just In Time.

Kaizen juga dapat di definisikan sebagai perbaikan terus menerus (Continous Improvement). Ciri-ciri kunci manajemen Kaizen antara lain lebih memperhatikan pada proses produksi dan bukan hasil, manajemen fungsional silang dan menggunakan lingkaran kualitas dan peralatan lain untuk mendukung peningkatan yang terus menerus (Cane, 1998:27).

Kaizen selalu sejalan seiringan dengan Total Quality Management (TQM). Bahkan sebelum filosofi Total Quality Management ini terlaksana atau sebelum sistem mutu dapat dilaksanakan dalam suatu perusahaan maka filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakan sehingga perbaikan secara terus menerus (Just In Time) ini adalah usaha yang melekat pada filosofi Total Quality Managment itu sendiri.

Sehingga Kaizen bisa juga merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi yang memiliki ciri khas :

  • Berorientasi pada pelanggan.
  • Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management).
  • Robotik.
  • Gugus kendali mutu.
  • System saran .
  • Otomatisasi.
  • Displin ditempat kerja.
  • Pemeliharan produktftas.
  • Kanban.
  • Penyempurnaan dan perbaikan mutu.
  • Tepat waktu.
  • Tanpa cacat.
  • Kegiatan kelompok kecil.
  • Hubungan kerjasama antara manajer dan karyawan.
  • Pengembangan produk baru.

Kunci pada pelaksanaan Kaizen sendiri, secara garis besar memilik 8 (delapan) kunci utama pelaksanaan Just In Time atau Kaizen dalam kegiatan industri yaitu :

  1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan. System kaizen biasanya menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan system produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu kanban.
  2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size) .Ciri khas lain adalah memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya selain menghilangkan persediaan barang dalam proses yang merupakan sejenis pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata (Heijunka).  Yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-macam dalam satu lini produksi.
  3. Menghilangkan pemborosan. Untuk menghindari pemborosan pada persediaan, pembelian dan penjadwalan dengan menggunakan system kartu kanban yang mendukung sistem produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejak awal yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk cacat.  Dengan bekerjasama dengan pemasok  yaitu dapat mengurangi jumlah barang yang datang, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainya persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.
  4. Memperbaiki aliran produksi. Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain :  Seiri atau pemilahan yaitu kegiatan memilah secara benar barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan, barang yang tidak diperlukan disingkirkan dari tempat kerja. Seiton atau kegiatan menata tata letak peralatan dan perlengkapan kerja dengan rapi sehingga memudahkan untuk mencari, mudah untuk menemukan dan mudah untuk menyimpan kembali. Seiso atau pembersihan ditempat kerja, mesin dan perlengkapan/peralatan kerja dari debu dan kotoran yang melekat secara teratur, agar kondisi tempat kerja, mesin dan peralatan/ perlengkapan kerja selalu dalam keadaan bersih dan terhindar dari kerusakan, keausan degradasi dan ketidaknormalan. Seiketsu atau kegiatan pemantapan yaitu  pemeliharaan fasilitas tempat kerja, mesin, peralatan/perlengkapan serta barang secara teratur agar tidak terdapat lagi barang yang tidak diperlukan di tempat kerja, tidak terjadi ketidakteraturan di tempat kerja dan tidak terdapat kotoran/kerusakan, serta berusaha menjaga dan mempertahankan kondisi optima. Shitsuke atau pembiasaan yaitu kegiatan membudayakan dan membiasakan bekerja sesuai dengan sistem dan prosedur serta mengembangkan perilaku kerja karyawan yang positif di tempat kerja sebagai sebuah kebiasaan yang disiplin.
  5. Menyempurnakan kualitas produk. Salah satu tindakan untuk menyempurnakan kualitas produk dengan melihat prinsip manajemen yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pandangan manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengan tegas, memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengadakan pengendalin mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produksi oleh karyawan, tercapainya inpeksi 100 % terhadap mutu produksi dan tercapai komitmen terhadap pengendalian mutu jangka panjang.
  6. Orang-orang yang tanggap. Penerapan sistem kaizen ini tidak lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, tapi menggunakan lintas fungsi atau lintas disiplin sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang dalam perusahaan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilah jidoka yaitu semua karyawan bertanggungjawab terhadap tercapaianya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.
  7. Menghilangkan ketidakpastian. Guna menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok dengan cara menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik perusahaan, sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan sistem produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (heijunka).
  8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang. Karakteristik pemeliharaan dengan berpegang teguh pada kontrak jangka panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm mengadakan pesanan barang, pemesanan dalam jumlah kecil yang dilakukan berkali-kali, mengadakan perbaikan secara terus menerus dan berkesinambungan.

Istilah lain yang bertujuan mengimbangi sistem kaizen ini adalah reengineering yaitu mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai keakar-akarnya dan sistem ini diciptakan Amerika untuk mengejar ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu ekonominya, baru kalau perombakan ini telah dilakukan maka pemeliharaan dan peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Bisa juga menerapkan konsep benchmarking yaitu cara untuk mengadakan perbaikan dengan meniru praktek bisnis terbaik dikelasnya, baik untuk produksi, jasa maupun proses dan sistemnya.

Di Indonesia pelopor perkembangan Kaizen, TQM dan 5S pada tahun 1990-an adalah pada PT. (Persero) Sucofindo, dimana setiap karyawan saat itu diharuskan memiliki tekad dan komitmen yang kuat dalam diri setiap karyawan/karyawati untuk menerapkan Kaizen, TQM dan juga 5S dalam perusahaan.  Apalagi pada masanya PT. (Persero) Sucofindo sebagai salah satu Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu terbesar di Indonesia yang telah banyak melakukan audit manajemen di beberapa perusahaan besar guna memperoleh Sertifikat Mutu ISO 9000.

(Erland Arfandi Rukka, mantan karyawan Sucofindo, pemerhati mutu dan berpengalaman sebagai Auditor  TQM sejak tahun 1993).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Information

This entry was posted on 2 November 2010 by in Total Quality Management.
%d bloggers like this: